5 lý do tại sao công ty của bạn cần tham gia hội nghị truyền hình ngay bây giờ

Mục đích của một cuộc họp hoặc một cuộc điện thoại là gì? Nó là để giao tiếp hay tạo điều kiện học tập và hiểu biết? Nó có thể là để củng cố một mối quan hệ hiện có hoặc chỉ đơn giản là để hoàn thành công việc? Nếu công ty của bạn vẫn đang sử dụng hội nghị âm thanh như một công cụ giao tiếp chính — hoặc nếu bạn với tư cách là giám đốc điều hành, về mặt cá nhân, chưa xem xét đầy đủ những lợi ích của việc chuyển sang hội nghị truyền hình — hãy đọc tiếp.

Xem thêm:

• Micro cổng USB cho máy tính, laptop
• Những thứ cần biết về hội nghị truyền hình
• Camera họp trực tuyến tốt nhất
• Top dàn âm thanh hội trường tốt

Dưới đây là năm lý do chính tại sao hội nghị truyền hình vượt trội hơn hội nghị âm thanh — và thường thậm chí có thể hiệu quả hơn các cuộc họp trực tiếp.

Hội nghị truyền hình đã hấp dẫn hơn rất nhiều

Srini Koushik, CTO của Magellan Health, cho biết đôi khi “bạn không có giải pháp thay thế” và bạn phải mặc định là chỉ hội nghị âm thanh. Nhưng về mặt đạt được mức độ cộng tác cao hơn, “hội nghị truyền hình là một công cụ thay đổi cuộc chơi thực sự — và phải là cài đặt mặc định”.

Khi video tham gia vào cuộc gọi, “toàn bộ cảm giác và nghi thức của cuộc họp sẽ thay đổi,” Koushik nói. Những người tham gia có thể nhìn thấy và được nhìn thấy. Mọi cảm giác về khoảng cách đều bị xóa bỏ. Koushik nói: Những người tham gia ít có xu hướng “khoanh vùng” hoặc đa nhiệm, vì họ có thể tham gia hội nghị thính giác, và thay vào đó duy trì “giao tiếp bằng mắt ảo”. Koushik nói, kết quả là “mức độ gần gũi và gắn bó” vượt trội.

Điều này cũng chuyển thành các mối quan hệ chặt chẽ hơn – ngay cả giữa các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng chưa gặp trực tiếp. Như Koushik nhớ lại, “Tôi có thể chỉ nhìn thấy bạn trên Zoom (nhà cung cấp dịch vụ hội nghị truyền hình của công ty),” nhưng khi các con đường cuối cùng cắt ngang, “tôi không còn cảm thấy như thể tôi đang gặp một người lạ nữa. Chúng tôi nhận ra nhau. ”

Hội nghị truyền hình vẫn tốt như ở đó và hiệu quả hơn

Hội nghị truyền hình có thể cho phép các thành viên chủ chốt trong nhóm tham gia vào các cuộc họp khi nếu không thì điều đó có thể vô nghĩa. Kerry Holling là giám đốc thông tin và kỹ thuật số (CIDO) của Đại học Western Sydney (WSU). Trải rộng trên bảy cơ sở, trường đại học không chỉ có quy mô khá lớn – 44.000 sinh viên – mà còn phân tán về mặt địa lý, có bảy cơ sở.

Vì vậy, một thách thức quan trọng, Holling nói, “là tổ chức một cuộc họp — bởi vì luôn có một hoặc nhiều người [cần] đi du lịch — và ở Tây Sydney, giao thông có thể rất phức tạp.” Nhưng trong một ví dụ gần đây, “chúng tôi đã có một người từ trường y, người mà chúng tôi cần chỉ trong năm phút.” Holling nói: Lái xe một giờ mỗi chiều trong năm phút “sẽ chẳng có ý nghĩa gì nhiều”. Nhưng qua hội nghị truyền hình, “nó giống như ở trong cùng một phòng.”

Hội nghị truyền hình cho phép giao tiếp và học tập vượt trội

Những người quen thuộc với vỏ não thái dương, đỉnh và quỹ đạo cao hơn, cũng như các vùng khác của não, đảm bảo với chúng ta rằng con người xử lý thông tin hình ảnh nhanh hơn và dễ hiểu hơn nhiều so với văn bản hoặc âm thanh.

Ví dụ, viết cho Kỷ yếu của Viện Hàn lâm Khoa học Quốc gia, 1 nhà nghiên cứu Cohen, Horowitz và Wolf thảo luận về các thí nghiệm liên quan đến khả năng nhớ lại đồ vật, chữ số và các phần thông tin khác dựa trên âm thanh so với thị giác. Trong phần kết luận của mình, các tác giả viết: “Rõ ràng là từ những kết quả này, hiệu suất của bộ nhớ nhận dạng thính giác kém hơn rõ rệt so với bộ nhớ nhận dạng thị giác”.

Nghiên cứu từ Đại học Iowa đưa mọi thứ trở nên đơn giản và ngắn gọn hơn. Một nghiên cứu của James Bigelow và Amy Poremba có tiêu đề: “Achilles’ Ear? Trí nhớ nhận biết và ngắn hạn của con người kém hơn trong phương thức thính giác. ” Được trích đăng trên tạp chí Science Daily ngày 26 tháng 2 năm 2014, Bigelow tóm tắt nghiên cứu bằng cách nói: “Hóa ra, câu tục ngữ Trung Quốc ‘Tôi nghe, và tôi quên, tôi thấy, và tôi nhớ là có ích.”

Lưu ý nghiên cứu của riêng chúng tôi là tốt. Forbes Insights đã thực hiện một cuộc khảo sát toàn cầu vào tháng 7 năm 2017 với hơn 300 giám đốc điều hành (được tài trợ bởi nhà cung cấp dịch vụ hội nghị truyền hình, Zoom). Nghiên cứu này cho thấy 62% giám đốc điều hành đồng ý rằng liên quan đến hội nghị âm thanh, hội nghị truyền hình cải thiện đáng kể chất lượng giao tiếp, con số này tăng lên 73% trong số các công ty tăng trưởng cao. Ngoài ra, 50% những người được khảo sát tin rằng hội nghị truyền hình cũng cải thiện mức độ hiểu biết.

Hội nghị truyền hình giữ cho các nhóm phân tán được kết nối và căn chỉnh

Tom Keizer, Giám đốc điều hành của Zendesk tập trung vào phần mềm quan hệ khách hàng, cho biết “tương tác mặt đối mặt“ nói chung là hiệu quả nhất ”. Và việc sử dụng hội nghị truyền hình được phân phối trên nền tảng đám mây hiện đại ngày nay, Keizer giải thích, “đó là điều gần gũi nhất để làm việc trực tiếp cùng nhau”.

Keizer hoàn toàn không đơn độc trong vấn đề này. Trong việc phát triển các giải pháp phần mềm cho khách hàng chăm sóc sức khỏe của mình, Magellan Health chú trọng đến sự phát triển nhanh nhẹn. Như Koushik giải thích, điều này thường yêu cầu “đồng địa điểm”, nơi các thành viên nhóm nội bộ làm việc tại các trang web của khách hàng. Với hội nghị truyền hình, “không bao giờ có cảm giác khoảng cách”, Koushik nói.

Hội nghị truyền hình đã hoàn thành

Tại Zendesk, Keizer giải thích, “các cuộc họp của chúng tôi có xu hướng không chỉ bao gồm các thành viên nội bộ mà thường là các đối tác và / hoặc khách hàng. Với tư cách là CIO / CTO, tôi chịu trách nhiệm về bảo mật, hoạt động, trung tâm dữ liệu — rất nhiều lĩnh vực chính quan trọng đối với khách hàng. ”

Chắc chắn, “trong bán hàng, mặt đối mặt rất quan trọng khi bắt đầu [một mối quan hệ],” Keizer nói. Và một khi khách hàng đã tham gia, mục tiêu [trở nên] ít hơn là “làm quen với bạn” và nhiều hơn là vấn đề “hoàn thành công việc”. Keizer nói ở đây, hội nghị truyền hình trở thành một công cụ mạnh mẽ và hiệu quả.

“Thật dễ dàng chỉ cần thực hiện một cuộc gọi và gặp mặt trực tiếp, đảm bảo khách hàng sẽ giải quyết được các câu hỏi và vấn đề của họ”. Keizer nói video, “cá nhân hóa mọi thứ: Họ biết tôi; Tôi làm quen với họ. ” Nhìn chung, “điều đó thúc đẩy giao tiếp tốt hơn, tạo niềm tin và xây dựng các mối quan hệ bền chặt hơn”.

Cần thuyết phục thêm về lý do tại sao công ty của bạn nên sử dụng hội nghị truyền hình ngay bây giờ? Tải xuống toàn bộ báo cáo, Văn hóa được kết nối: Giải phóng sức mạnh của video trong cộng tác hàng ngày